KI für Selbständige und kleinere BetriebeFünf wichtige Aufgaben, die Sie abgeben können

Der Tag ist voll, bevor er anfängt. Kunden wollen ein Angebot, Anfragen warten auf Antwort, auf Instagram war seit Wochen nichts mehr, und die Belege für die Buchhaltung liegen in einer Schachtel. Im Betrieb mit Team kommt dazu, dass jeder anders schreibt und das Wissen an zwei, drei Köpfen hängt. Alle reden von künstlicher Intelligenz, aber niemand sagt Ihnen, womit Sie am Montag anfangen sollen.

Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist

Österreichs Betriebe sind beim Thema KI schneller geworden. 2025 nutzten 30 Prozent der Unternehmen ab zehn Beschäftigten KI-Technologien, ein Jahr davor waren es 20 Prozent; im Durchschnitt der EU waren es 20 Prozent (Statistik Austria, Pressemitteilung vom 24. Juni 2026). Bei den kleineren Unternehmen mit zehn bis 49 Beschäftigten, also auch bei den meisten Betrieben bis 30 Mitarbeitende, lag der Anteil bei 26,2 Prozent, und am häufigsten wird KI in Marketing und Verkauf eingesetzt, von 45 Prozent der Nutzer (Statistik Austria, IKT-Einsatz in Unternehmen 2025).

Für Ein-Personen-Unternehmen gibt es diese amtliche Zahl nicht, weil die Erhebung erst bei zehn Beschäftigten beginnt. Dabei sind gerade sie die Mehrheit: 376.112 Ein-Personen-Unternehmen zählt die Wirtschaftskammer, das sind 62,1 Prozent ihrer Mitglieder (WKO, EPU-Factsheet, Stand Dezember 2025). Eine Umfrage für die WKO zeigt, was viele zögern lässt: Unter den Nutzern nennen 39 Prozent die rechtlichen Rahmenbedingungen als Hürde und 37 Prozent Bedenken um vertrauliche Daten (MARKET für WKO, KI und Robotik aus Sicht der Unternehmen, Befragung Dezember 2025 bis Jänner 2026).

Ich bin seit fast vierzig Jahren im Vertrieb und habe viele neue Produkte und Technologien in den Markt gebracht. Eines hat sich dabei immer bestätigt: Neue Technik setzt sich dann durch, wenn sie eine Arbeit leichter macht, die man ohnehin jeden Tag tut. Deshalb beginne ich nie mit dem Werkzeug, sondern mit der Frage, was Ihnen die meiste Zeit nimmt.

Fünf Aufgaben für den Anfang

Angebote und Antworten auf Anfragen. Nehmen wir eine Malermeisterin, die jede Woche ein Dutzend Anfragen beantwortet. Sie schreibt der KI in Stichworten, was der Kunde will, welche Fläche, welcher Zeitraum, welche Besonderheiten, und bekommt einen freundlichen, vollständigen Entwurf in ihrem Ton zurück. Den Preis setzt sie selbst ein. So entsteht der Entwurf in wenigen Minuten, und die Antwort kann am selben Tag hinausgehen. Im Betrieb mit Büro arbeiten alle mit derselben Vorlage, damit jeder Kunde dieselbe Qualität bekommt, egal wer antwortet.

Beiträge für soziale Medien. Ein Foto von der Baustelle, drei Stichworte dazu, und die KI macht daraus einen kurzen Beitrag für Instagram oder Facebook. Wer möchte, lässt sich gleich einen Monatsplan mit vier Themen vorschlagen. Wichtig ist, dass der Beitrag nach Ihnen klingt. Dafür geben Sie der KI einmal drei Beispiele Ihrer eigenen Texte mit.

Antworten auf Bewertungen. Gute Bewertungen verdienen ein Danke, schlechte eine ruhige, sachliche Antwort. Gerade bei einer verärgerten Bewertung hilft ein Entwurf, der nicht aus dem Bauch geschrieben ist. Die KI schlägt vor, Sie entscheiden, was veröffentlicht wird. Wie Bewertungen und Sichtbarkeit im Netz zusammenhängen, ist der Kern von VISO SCALE in unseren SCALE Projekten.

Vorbereitung der Buchhaltung. Die KI ersetzt nicht Ihre Steuerberaterin. Sie kann aber Belege nach Monat und Art ordnen, Rechnungstexte formulieren, Fragen an die Kanzlei vorbereiten oder aus einer Liste offener Rechnungen freundliche Zahlungserinnerungen entwerfen. Bei Belegen mit Kundendaten gilt die Regel, die ich weiter unten beschreibe.

Termine vor- und nachbereiten. Vor einem Kundengespräch lassen Sie sich die wichtigsten Fragen zusammenstellen. Danach diktieren Sie Ihre Notizen und erhalten eine Zusammenfassung mit den nächsten Schritten und einen Entwurf für die E-Mail an den Kunden. Das ist die Aufgabe, die nach meiner Beobachtung am häufigsten liegen bleibt, und gerade sie entscheidet oft darüber, ob aus einem Gespräch ein Auftrag wird. Im Team gilt dasselbe für Besprechungen und Übergaben: Eine kurze Zusammenfassung sorgt dafür, dass niemand nachfragen muss, wer was übernimmt.

Wer im Vertrieb arbeitet und Inhalte in der eigenen Stimme braucht, findet dafür bei uns VOCO SCALE Independent, einen KI-Assistenten, der Texte in Ihrem Ton vorbereitet und nichts ohne Ihre Freigabe versendet.

Was sich ändert, wenn Sie ein Team haben

Sobald mehrere Menschen im Betrieb mit KI arbeiten, reicht es nicht, dass der Chef weiß, was erlaubt ist. In Deutschland nutzen in Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten 33,5 Prozent der KI-Nutzer Werkzeuge, die der Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat, meist private Konten (Institut der deutschen Wirtschaft, IW-Kurzbericht Nr. 63/2026, 19. September 2026). Das Risiko: Kundendaten landen unkontrolliert in fremden Systemen.

Die Lösung ist einfach und kostet wenig Zeit: ein freigegebenes Werkzeug für alle, eine Seite mit Regeln, was hinein darf und was nicht, und eine kurze Einschulung für jeden, der damit arbeitet. Ab etwa zwanzig Mitarbeitenden lohnt es sich außerdem, das Wissen des Betriebs geordnet zu sichern, damit es nicht mit einem Menschen in Pension geht; dafür gibt es in den SCALE Projekten RENVO SCALE.

Datenschutz in einfachen Worten

Sobald Namen, Telefonnummern, Adressen oder Rechnungen Ihrer Kunden im Spiel sind, gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Die Datenschutzbehörde stellt klar, dass das Unternehmen, das ein KI-System einsetzt, in der Regel selbst datenschutzrechtlich verantwortlich ist, auch wenn die Technik von einem Anbieter kommt (Datenschutzbehörde, Künstliche Intelligenz und Datenschutz, abgerufen am 23. Oktober 2026).

Daraus folgen drei einfache Regeln. Erstens: Kostenlose Konten taugen zum Ausprobieren, aber nicht für Kundendaten; die WKO rät ausdrücklich, dort keine sensiblen Daten einzugeben (WKO, Datenschutzkonforme KI im Betrieb, 15. Mai 2025). Zweitens: Für die Arbeit mit Kundendaten brauchen Sie einen Geschäftstarif, für den der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abschließt, möglichst mit Datenverarbeitung in Europa; viele Einzeltarife für Privatpersonen bieten das nicht. Drittens: Schalten Sie in den Einstellungen ab, dass Ihre Eingaben zum Training des Modells verwendet werden. Im Zweifel ersetzen Sie Namen im Text durch Platzhalter wie Kunde A.

Was die KI-Verordnung von Ihnen verlangt

Die europäische KI-Verordnung betrifft auch kleine Betriebe. Als Betreiber gilt nach Artikel 3 Nummer 4, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, ausgenommen ist nur die persönliche, nicht berufliche Nutzung. Wer KI also für seinen Betrieb einsetzt, ist Betreiber.

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 zur KI-Kompetenz. Er wurde mit Wirkung zum 27. Juli 2026 durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geändert: Betreiber müssen nun Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen, ein bestimmtes Wissensniveau einzelner Personen müssen sie aber nicht garantieren (EUR-Lex, Verordnung (EU) 2026/1744). Die KI-Servicestelle der RTR betont, dass die passenden Maßnahmen vom eingesetzten KI-System abhängen, und empfiehlt, sie zu dokumentieren (RTR, KI-Servicestelle, KI-Kompetenz). Für einen kleinen Betrieb heißt das: eine kurze Einschulung für sich und das Team, ein paar schriftliche Regeln und ein Vermerk, wer wann geschult wurde.

Und noch ein Punkt, falls Sie einen Chat auf Ihrer Website planen: Seit dem 2. August 2026 müssen Menschen erkennen können, dass sie mit einem KI-System sprechen (Artikel 50 KI-Verordnung).

Wo die Grenzen liegen

KI schreibt schnell und überzeugend, aber nicht immer richtig. Zahlen, Preise, Fristen und Rechtsfragen prüfen Sie selbst oder lassen sie von einer Fachperson prüfen. Die KI kennt Ihre Kunden nicht so wie Sie, und sie trägt keine Verantwortung. Deshalb bleibt die Freigabe bei Ihnen, jedes Mal.

Ein Installationsbetrieb mit zwölf Mitarbeitenden

Der folgende Fall ist ein typisiertes Beispiel aus der Praxis.

Ein Installateur in Vorarlberg führt seinen Betrieb mit zwölf Mitarbeitenden: neun auf den Baustellen, zwei im Büro, dazu der Chef. Anfragen kommen per Telefon, E-Mail und über Google, Angebote schreibt der Chef am Abend, und Bewertungen bleiben meist unbeantwortet. Im Büro nutzt eine Kollegin schon ein privates KI-Konto, die andere gar keines. Jede Woche gehen viele Stunden für Rückfragen und Erinnerungen verloren.

Der Wendepunkt ist die Entscheidung, mit einer einzigen Aufgabe anzufangen: den Antworten auf Anfragen. Das Büro bekommt einen Geschäftstarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Vorlage mit drei Beispieltexten im Ton des Betriebs und eine Stunde Einschulung. Für alle zwölf gibt es eine Seite mit Regeln, und das private Konto wird für Kundendaten nicht mehr genutzt. Erst wenn das sitzt, kommen Bewertungen und Beiträge für soziale Medien dazu.

Das Ziel ist, dass jede Anfrage noch am selben Tag beantwortet wird, dass der Chef die Abende wieder für sich hat und dass der Betrieb im Netz sichtbar bleibt, ohne dass jemand dafür zusätzliche Stunden aufwendet.

Was Sie ab morgen tun können

• Schreiben Sie eine Woche lang auf, wofür Sie Zeit am Schreibtisch brauchen, und wählen Sie die Aufgabe, die am meisten Zeit kostet.
• Probieren Sie diese Aufgabe mit einem kostenlosen Konto aus, nur mit erfundenen Beispieldaten und mit drei eigenen Texten als Vorlage für Ihren Ton.
• Fragen Sie Ihr Team, wer schon mit KI arbeitet und mit welchem Konto.
• Klären Sie, welcher Geschäftstarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung für Ihre echten Kundendaten in Frage kommt.
• Halten Sie in zwei, drei Sätzen fest, welche Regeln in Ihrem Betrieb für KI gelten und wer eingeschult wurde.

Wenn Sie ein Hotel oder eine Pension führen, lesen Sie auch meinen Beitrag KI im Familienbetrieb.

Häufige Fragen

Brauche ich als Ein-Personen-Unternehmen überhaupt KI-Kompetenz nach der KI-Verordnung?

Gesichert ist: Wer KI beruflich nutzt, ist Betreiber nach Artikel 3 Nummer 4 der KI-Verordnung. Offen ist, wie weit Artikel 4 reicht, wenn niemand beschäftigt ist, denn die Vorschrift spricht vom Personal und von Personen, die im Auftrag des Betreibers tätig sind. Eine kurze, dokumentierte Einschulung ist deshalb vernünftige Vorsorge, spätestens sobald Sie jemanden beschäftigen oder beauftragen.

Gilt das auch für meinen Betrieb mit Mitarbeitenden?

Ja, und hier ist die Lage klarer als beim Ein-Personen-Unternehmen: Artikel 4 der KI-Verordnung spricht ausdrücklich vom Personal. Eine kurze Einschulung je Person, eine Seite mit Regeln und ein Vermerk, wer wann geschult wurde, sind für einen Betrieb bis 30 Mitarbeitende ein angemessener Rahmen.

Darf ich Kundendaten in ChatGPT oder ähnliche Programme eingeben?

In private Gratis-Konten nicht. Für Kundendaten brauchen Sie einen Geschäftstarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und abgeschaltetem Training. Im Zweifel ersetzen Sie Namen durch Platzhalter.

Ist KI zu teuer für einen kleinen Betrieb?

Die aktuellen Preise nennt der jeweilige Anbieter. Entscheidend ist, ob die gewonnene Zeit größer ist als der Aufwand für Einrichtung und Einschulung. Deshalb beginnen Sie mit der Aufgabe, die am meisten Zeit kostet.

Ich bin kein Technikmensch. Schaffe ich das?

Ja. Die meisten Werkzeuge bedienen Sie mit ganz normalen Sätzen. Was am Anfang hilft, ist eine kurze Einschulung und jemand, der in den ersten Wochen erreichbar ist, wenn eine Frage auftaucht.

Ersetzt die KI meinen Steuerberater oder meine Buchhalterin?

Nein. Die KI kann vorbereiten, ordnen und formulieren. Steuerliche Beurteilungen und Abschlüsse bleiben bei Ihrer Kanzlei.

Wenn Sie wissen wollen, welche Aufgabe in Ihrem Betrieb den größten Unterschied macht, reden wir darüber. Das erste Gespräch ist kostenfrei und unverbindlich. Wie es danach in sieben Schritten weitergeht, sehen Sie unter So arbeite ich.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.